Piattaforma per Onboarding e Scoring fornitori

La Piattaforma di onboarding e scoring fornitori di Technesthai è una soluzione SaaS per digitalizzare e governare il rapporto tra un’impresa e i suoi fornitori, dalla qualifica iniziale al monitoraggio continuativo. Centralizza la raccolta documentale, l’onboarding guidato del fornitore, la validazione dei documenti da parte del cliente, la gestione delle scadenze e il calcolo di uno scoring oggettivo. E' pensata per i team procurement, qualità e compliance che oggi gestiscono il processo tramite email, cartelle condivise e file Excel. La piattaforma sostituisce questi strumenti con un unico repository tracciato, riducendo dispersione documentale, rischio di lavorare con fornitori non in regola e tempo speso in attività manuali ripetitive.

La piattaforma è progettata per aziende che gestiscono reti di fornitori articolate con esigenze documentali differenziate: grande distribuzione organizzata, imprese manifatturiere con supply chain multi-settore, società soggette a controlli interni o audit, organizzazioni con modello 231 attivo, PMI che vogliono strutturare il processo di qualifica senza adottare soluzioni enterprise complesse. E' particolarmente utile alle aziende che devono dare evidenza di un processo di selezione fornitori oggettivo e tracciato, ad esempio in ottica D.Lgs. 231/01, ISO 9001 o per soddisfare i requisiti di due diligence di sostenibilità della Direttiva (UE) 2024/1760 (CSDDD), che dal 2027 estenderà gli obblighi di catena del valore a un perimetro ampio di imprese europee.

Il cliente avvia l’onboarding inviando un invito al fornitore tramite email. Il fornitore riceve credenziali dedicate, accede alla piattaforma e carica la documentazione richiesta seguendo un workflow guidato che varia in base alla categoria merceologica e al livello di rischio. La piattaforma applica regole di completezza automatica: segnala documenti mancanti, scaduti o non leggibili prima della sottomissione al cliente. Una volta completato il caricamento, il cliente riceve notifica e procede alla validazione. Questo modello sostituisce lo scambio manuale di email e allegati, mantenendo tutta la documentazione in un repository unico, ricercabile e versionato. Il tracciato dello scambio e conforme ai requisiti di accountability del GDPR sulla gestione dei dati del fornitore.

Si. Ogni documento caricato dal fornitore viene messo in coda di validazione presso il cliente, che può approvarlo, rifiutarlo con motivazione strutturata o richiedere un’integrazione. Le motivazioni di rifiuto sono parametrizzabili per garantire coerenza nel processo e produrre statistiche aggregate. Tutte le azioni di validazione vengono registrate in un log immutabile con timestamp, utente e motivazione, generando una pista di controllo utilizzabile in caso di audit interno, certificazione ISO o verifiche dell’Organismo di Vigilanza ai sensi dell’art. 6 del D.Lgs. 231/01.

Ogni documento caricato può essere associato a una data di scadenza, come accade per DURC, polizze assicurative, certificazioni di qualita, visure camerali o autorizzazioni ambientali. La piattaforma monitora le scadenze in continuo e genera alert automatici al cliente e al fornitore a 90, 60 e 30 giorni dalla data di scadenza, oltre a una notifica alla scadenza effettiva. Lo stato di qualifica del fornitore si aggiorna automaticamente quando un documento essenziale scade: il fornitore viene segnalato come non più in regola finche non rinnova. Questa logica previene la situazione tipica in cui un fornitore formalmente attivo opera con documentazione scaduta, esponendo l’impresa cliente a rischi contrattuali e di compliance.

La piattaforma calcola uno scoring oggettivo per ogni fornitore qualificato, combinando indicatori di completezza documentale, performance operativa, risultati di audit e, opzionalmente, informazioni ESG raccolte tramite questionario. I pesi delle componenti sono configurabili in base alla categoria merceologica e alla politica aziendale. Lo scoring genera una classificazione che supporta decisioni di selezione in fase di RFP, monitoraggio in fase di esecuzione e razionalizzazione della base fornitori. A differenza delle auto-dichiarazioni del fornitore, lo scoring si basa su evidenze tracciate sulla piattaforma, rendendo il processo difendibile in sede di audit o di verifica della catena del valore.

La gestione manuale con Excel, cartelle condivise ed email presenta limiti strutturali ricorrenti: versioning incerto dei file, documenti dispersi tra mailbox individuali, assenza di alert automatici sulle scadenze, impossibilità di estrarre report aggregati, mancanza di un audit trail in caso di contestazione o controllo. La Piattaforma di onboarding e scoring fornitori centralizza il processo in un unico ambiente tracciato: ogni documento ha un proprietario, una versione, uno stato di validazione e una scadenza presidiata. I team procurement, qualità e compliance lavorano sugli stessi dati con permessi differenziati, e l’organizzazione può rispondere in tempi rapidi a un audit fornitori o a una richiesta dell’Organismo di Vigilanza.

Si. Il D.Lgs. 231/01 prevede che il modello di organizzazione, gestione e controllo includa presidi per prevenire reati commessi nei rapporti con terzi, inclusi i fornitori. La selezione documentata, il monitoraggio continuativo e la tracciabilità delle interazioni con la base fornitori sono elementi tipicamente attesi dall’Organismo di Vigilanza in fase di verifica. La Piattaforma di onboarding e scoring fornitori offre log immutabile delle azioni, tracciabilità completa della validazione documentale, reportistica preconfigurata per audit e un ruolo Supervisor pensato per accessi in sola lettura, utilizzabile dall’OdV per le proprie attività di vigilanza periodica senza interferire con l’operativita dei team procurement.